۱۹ آبان ۱۴۰۰ - ۱۳:۱۶
کد خبر: 14312
اصول و چارچوب تدوین «برنامه اقدام» در شهرداری‌ها

برنامه اقدام یک برنامه عملی برای هدایت سازمان­‌ها و افراد سازمانی در راه رسیدن به اهداف طراحی شده، است که سبب افزایش تمرکز و انگیزه سازمانی/فردی می‌­شود به­ طوری که از یک کارمند منفرد در یک سازمان گرفته تا بخش‌­های بزرگ­تر می­توانند از برنامه­‌های اقدام استفاده کنند تا مسیر خود را به سمت دست­یابی به اهداف خود یعنی سازمان هموار کنند.

«برنامه اقدام» که در ایران از آن به نام «سند سیاستی» یاد می­‌شود مبنای عمل بوروکراتیک دستگاه‌­های مجری (از جمله شهرداری تهران) است. به طور کلی به منظور روان­سازی هر سیاست، یک برنامه اقدام تدوین می­‌شود تا علاوه بر برنامه‌­پذیر کردن سیاست­‌های پیش‌­گرفته، امکان ارزیابی، پایش و اصلاح در جریان اجرا حاصل شود.

این یادداشت در پی پاسخ به مواردی نظیر تعریف برنامه اقدام، ضرورت تهیه، ارکان و ویژگی­‌ها و سرانجام مکانیزم عمل آن است و تلاش می­کند تا استانداردی برای تدوین برنامه اقدام در شهرداری تهران ترسیم کند. برنامه اقدام، «استراتژی­‌ای برای دستیابی به اهداف» است. توضیح بیشتر این­که؛ برنامه اقدام چک لیست مراحل یا وظایفی است که برای دستیابی به اهدافی که سازمان تعیین کرده است، تهیه می‌­شود. در واقع یک بخش اساسی از روند برنامه­‌ریزی استراتژیک است که مشخص می­کند برای رسیدن به اهداف ترسیم شده دقیقا چه کاری باید انجام شود. یک برنامه اقدام شامل توصیف کاملاً مشخص از هدفی که باید محقق شود- وظایف/ مراحلی که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند- تعیین افرادی/نهادی که عهده‌­دار انجام هر کار خواهند بود- زمان به پایان رسیدن وظایف (ضرب الاجل ها و نقاط عطف)- منابع مورد نیاز برای انجام وظایف و سرانجام تعیین شاخص‌­هایی برای ارزیابی پیشرفت، است.

برنامه اقدام، برنامه­‌ای خشک و انعطاف ناپذیر نیست و همزمان با اجرای سیاست مبنای تهیه و با توجه به تغییرات شرایط پیرامونی که ممکن است سبب نزدیکی، دوری و انحراف از هدف انتخابی شود به طور مستمر مورد بازبینی و باز آرایی قرار می­گیرد. تجربه نشان داده که در بیشتر مواردی که سازمان‌­ها وقت کافی برای تدوین یک برنامه اقدام مناسب برای ایده­‌ها و ابتکارات خود نمی‌­گذارند روان­سازی آن ابتکارات هرچند منحصر به فرد و یکتا، منجر به شکست می‌­شود. برنامه اقدام به سازمان کمک می­کند تا برای موانع پیش رو آماده شود و آن را در مسیر درست قرار دهد. همچنین با یک برنامه عملی موثر این امکان را فراهم می‌­کند تا با افزایش بهره‌­وری، آن میزان از انرژی لازم برای دستیابی به هدف را در سازمان متمرکز باشد.

از مزایای برنامه اقدام می‌توان به این موارد اشاره کرد که جهت مشخصی به سازمان می­دهد؛ درواقع از آنجا که یک برنامه اقدام دقیقاً مشخص می­کند چه مراحلی و با چه زمان­بندی باید طی­ شود و چه زمانی باید آن­ها را به پایان رساند، سازمان دقیقاً می­‌داند که چه کاری باید انجام دهد. تهیه برنامه اقدام و برنامه­‌ریزی دقیق برای رسیدن به اهداف در مراحل مختلف، به سازمان و دستگاه‌های مجری انگیزه و تعهد لازم در طول پروژه را می­دهد. با یک برنامه اقدام می­توان پیشرفت را به سمت هدف اندازه‌­گیری و پایش کرد. همچنین از آنجا که سازمان تمام مراحل لازم برای تکمیل برنامه اقدام خود را مشخص کرده­، کمک می­‌کند تا وظایف خود را بر اساس تلاش و میزان تأثیرگذاری، اولویت­‌بندی کند.

از نظر فرم، تهیه یک برنامه اقدام تقریباً آسان به نظر می­رسد. اما برای رسیدن به بهترین نتیجه چند مرحله مهم وجود دارد که باید با احتیاط دنبال و اجرا شود. در ادامه نحوه نوشتن یک برنامه اقدام در هفت مرحله ترسیم شده است: مرحله نخست؛ سازمان باید هدف نهایی خود را تعریف کند، هدف انتخابی باید شامل ویژگی­‌های؛ خاص به معنای کاملاً مشخص و واضح، قابل اندازه‌­گیری، شامل شاخص‌­های قابل اندازه­‌گیری برای پیگیری پیشرفت کار،  قابل دستیابی به معنای واقع بینانه (بررسی امکانات موجود در منابع ، زمان ، پول ، تجربه و...)،  مرتبط یعنی همسویی با اهداف دیگر سازمان و  قابلیت تاریخ گذاری برای اتمام و دستیابی را داشته باشد.

مرحله دوم؛ مراحل دستیابی به هدف است اینکه دستگاه مجری برای تحقق آن دقیقاً چه کاری باید انجام دهد، که این خود نیاز به یک الگو دارد. مهم این است که برنامه‌ریزان شهری اطمینان حاصل کنند کل سازمان درگیر این روند هستند و به برنامه دسترسی دارند. به این ترتیب همه از نقش‌­ها و مسئولیت­‌های خود در پروژه آگاه خواهند شد. مرحله سوم، اولویت­بندی کارها و افزودن مهلت تعیین شده برای انجام آن­هاست. در مرحله چهارم، برنامه‌ریزان باید نقاط عطف را مشخص کنند که درواقع همان اهداف کوچکی است که در پایان به هدف اصلی منتهی می­شوند. مزیت اضافه کردن نقاط عطف این است که آن­ها به اعضای تیم احساسِ خوشایندِ دستیابی به اهداف کوچک هم ­راستا با هدف اصلی را می­دهند و از این طریق به آن­ها کمک می­کند تا حتی اگر تاریخ سررسید نهایی خیلی دور باشد، انگیزه خود را حفظ کنند.

مرحله پنج مربوط به شناسایی منابع مورد نیاز، و سپس ترسیم برنامه اقدام است به طوری که برای همگان قابل فهم و پذیریش باشد، مرحله آخر هم نظارت، ارزیابی و به روز رسانی است.

برنامه اقدام یک برنامه عملی برای هدایت سازمان­‌ها (افراد) در راه رسیدن به اهداف طراحی شده است که در آن طی فرآیند مشخصی که به آن اشاره شد چشم­ اندازها به راهبردها، راهبردها به سیاست­ها و سرانجام سیاست‌­ها به اقدامات متصل گشته و نظام ارزیابی و بازآرایی متناسبی براساس شاخص‌­های لازم طراحی شده، بر آن مستقر می­‌شود. در نتیجه سازمان­ها/افراد را با گام‌­هایی عملیاتی به سوی اهداف رهنمون کرده، سبب افزایش تمرکز و انگیزه سازمانی/فردی می‌­شود به­ طوری که از یک کارمند منفرد در یک سازمان گرفته تا بخش‌­های بزرگ­تر می­توانند از برنامه­‌های اقدام استفاده کنند تا مسیر خود را به سمت دست­یابی به اهداف خود/سازمان هموار کنند.

۱۹ آبان ۱۴۰۰ - ۱۳:۱۶
کد خبر: 14312

نظر شما

شما در حال پاسخ به نظر «» هستید.
  • نظرات حاوی توهین و هرگونه نسبت ناروا به اشخاص حقیقی و حقوقی منتشر نمی‌شود.
  • نظراتی که غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نمی‌شود.
  • 3 + 12 =