«برنامه اقدام» که در ایران از آن به نام «سند سیاستی» یاد می‌شود مبنای عمل بوروکراتیک دستگاه‌های مجری (از جمله شهرداری تهران) است. به طور کلی به منظور روانسازی هر سیاست، یک برنامه اقدام تدوین می‌شود تا علاوه بر برنامه‌پذیر کردن سیاست‌های پیش‌گرفته، امکان ارزیابی، پایش و اصلاح در جریان اجرا حاصل شود.
این یادداشت در پی پاسخ به مواردی نظیر تعریف برنامه اقدام، ضرورت تهیه، ارکان و ویژگی‌ها و سرانجام مکانیزم عمل آن است و تلاش میکند تا استانداردی برای تدوین برنامه اقدام در شهرداری تهران ترسیم کند. برنامه اقدام، «استراتژی‌ای برای دستیابی به اهداف» است. توضیح بیشتر اینکه؛ برنامه اقدام چک لیست مراحل یا وظایفی است که برای دستیابی به اهدافی که سازمان تعیین کرده است، تهیه می‌شود. در واقع یک بخش اساسی از روند برنامه‌ریزی استراتژیک است که مشخص میکند برای رسیدن به اهداف ترسیم شده دقیقا چه کاری باید انجام شود. یک برنامه اقدام شامل توصیف کاملاً مشخص از هدفی که باید محقق شود- وظایف/ مراحلی که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند- تعیین افرادی/نهادی که عهده‌دار انجام هر کار خواهند بود- زمان به پایان رسیدن وظایف (ضرب الاجل ها و نقاط عطف)- منابع مورد نیاز برای انجام وظایف و سرانجام تعیین شاخص‌هایی برای ارزیابی پیشرفت، است.
برنامه اقدام، برنامه‌ای خشک و انعطاف ناپذیر نیست و همزمان با اجرای سیاست مبنای تهیه و با توجه به تغییرات شرایط پیرامونی که ممکن است سبب نزدیکی، دوری و انحراف از هدف انتخابی شود به طور مستمر مورد بازبینی و باز آرایی قرار میگیرد. تجربه نشان داده که در بیشتر مواردی که سازمانها وقت کافی برای تدوین یک برنامه اقدام مناسب برای ایده‌ها و ابتکارات خود نمی‌گذارند روانسازی آن ابتکارات هرچند منحصر به فرد و یکتا، منجر به شکست می‌شود. برنامه اقدام به سازمان کمک میکند تا برای موانع پیش رو آماده شود و آن را در مسیر درست قرار دهد. همچنین با یک برنامه عملی موثر این امکان را فراهم میکند تا با افزایش بهره‌وری، آن میزان از انرژی لازم برای دستیابی به هدف را در سازمان متمرکز باشد.
از مزایای برنامه اقدام میتوان به این موارد اشاره کرد که جهت مشخصی به سازمان میدهد؛ درواقع از آنجا که یک برنامه اقدام دقیقاً مشخص میکند چه مراحلی و با چه زمانبندی باید طی شود و چه زمانی باید آنها را به پایان رساند، سازمان دقیقاً می‌داند که چه کاری باید انجام دهد. تهیه برنامه اقدام و برنامه‌ریزی دقیق برای رسیدن به اهداف در مراحل مختلف، به سازمان و دستگاه‌های مجری انگیزه و تعهد لازم در طول پروژه را میدهد. با یک برنامه اقدام میتوان پیشرفت را به سمت هدف اندازه‌گیری و پایش کرد. همچنین از آنجا که سازمان تمام مراحل لازم برای تکمیل برنامه اقدام خود را مشخص کرده، کمک میکند تا وظایف خود را بر اساس تلاش و میزان تأثیرگذاری، اولویتبندی کند.
از نظر فرم، تهیه یک برنامه اقدام تقریباً آسان به نظر میرسد. اما برای رسیدن به بهترین نتیجه چند مرحله مهم وجود دارد که باید با احتیاط دنبال و اجرا شود. در ادامه نحوه نوشتن یک برنامه اقدام در هفت مرحله ترسیم شده است: مرحله نخست؛ سازمان باید هدف نهایی خود را تعریف کند، هدف انتخابی باید شامل ویژگی‌های؛ خاص به معنای کاملاً مشخص و واضح، قابل اندازه‌گیری، شامل شاخص‌های قابل اندازه‌گیری برای پیگیری پیشرفت کار، قابل دستیابی به معنای واقع بینانه (بررسی امکانات موجود در منابع ، زمان ، پول ، تجربه و...)، مرتبط یعنی همسویی با اهداف دیگر سازمان و قابلیت تاریخ گذاری برای اتمام و دستیابی را داشته باشد.
مرحله دوم؛ مراحل دستیابی به هدف است اینکه دستگاه مجری برای تحقق آن دقیقاً چه کاری باید انجام دهد، که این خود نیاز به یک الگو دارد. مهم این است که برنامه‌ریزان شهری اطمینان حاصل کنند کل سازمان درگیر این روند هستند و به برنامه دسترسی دارند. به این ترتیب همه از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود در پروژه آگاه خواهند شد. مرحله سوم، اولویتبندی کارها و افزودن مهلت تعیین شده برای انجام آنهاست. در مرحله چهارم، برنامه‌ریزان باید نقاط عطف را مشخص کنند که درواقع همان اهداف کوچکی است که در پایان به هدف اصلی منتهی میشوند. مزیت اضافه کردن نقاط عطف این است که آنها به اعضای تیم احساسِ خوشایندِ دستیابی به اهداف کوچک هم راستا با هدف اصلی را میدهند و از این طریق به آنها کمک میکند تا حتی اگر تاریخ سررسید نهایی خیلی دور باشد، انگیزه خود را حفظ کنند.
مرحله پنج مربوط به شناسایی منابع مورد نیاز، و سپس ترسیم برنامه اقدام است به طوری که برای همگان قابل فهم و پذیریش باشد، مرحله آخر هم نظارت، ارزیابی و به روز رسانی است.
برنامه اقدام یک برنامه عملی برای هدایت سازمانها (افراد) در راه رسیدن به اهداف طراحی شده است که در آن طی فرآیند مشخصی که به آن اشاره شد چشم اندازها به راهبردها، راهبردها به سیاستها و سرانجام سیاستها به اقدامات متصل گشته و نظام ارزیابی و بازآرایی متناسبی براساس شاخص‌های لازم طراحی شده، بر آن مستقر می‌شود. در نتیجه سازمانها/افراد را با گام‌هایی عملیاتی به سوی اهداف رهنمون کرده، سبب افزایش تمرکز و انگیزه سازمانی/فردی می‌شود به طوری که از یک کارمند منفرد در یک سازمان گرفته تا بخش‌های بزرگتر میتوانند از برنامه‌های اقدام استفاده کنند تا مسیر خود را به سمت دستیابی به اهداف خود/سازمان هموار کنند.
نظر شما